Anayasa’nın 20. maddesinde düzenlenen; herkesin, kendisiyle ilgili kişisel verilerin korunmasını isteme hakkına sahip olduğu, bu hakkın; kişinin kendisiyle ilgili kişisel veriler hakkında bilgilendirilme, bu verilere erişme, bunların düzeltilmesini veya silinmesini talep etme ve amaçları doğrultusunda kullanılıp kullanılmadığını öğrenmeyi de kapsadığını, kişisel verilerin, ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlenebileceğini temel yasal dayanak alarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca Kişisel Verilerin hukuka uygun olarak korunması ve işlenmesine azami önem veriyor ve tüm planlama ve faaliyetlerimizde bu özenle hareket ediyoruz. Üniversite olarak, özel hayatın gizliliğinin temeli olan Kişisel Verilerin korunması ve ve işlenmesi için tüm idari ve teknik tedbirleri alıyor personelimize 5237 sayılı Türk Ceza Kanununun (TCK) 135.madde ve devamında düzenlenen yasal yaptırımlar konusunda bilgilendirme ve uyarılarda bulunuyoruz.
- Amaç:
Yürürlükte bulunan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması hakkındaki Kanunu ile, kişisel verilerin işlenmesinde, başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerinin korunması ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esaslar düzenlenmiştir. Söz konusu düzenleme de dikkate alınarak hazırlanan politikamızın amacı; kişisel verilerin korunması hakkındaki yükümlülüklere uyumun sağlanması, Üniversitemizin gerçekleştirdiği faaliyetler kapsamında temin edilen bilgilerin işlenmesi, aktarılması ve gizliliğinin korunması ile ilgili hususların risk temelli bir yaklaşımla değerlendirilerek, stratejilerin, kurum içi kontrol ve önlemlerin, işleyiş kurallarının ve sorumlulukların belirlenmesi ile kurum çalışanlarının bu konularda bilinçlendirilmesidir. Aynı zamanda; müşterilerimiz, potansiyel müşterilerimiz, çalışanlarımız, çalışan adaylarımız, iyaretçilerimiz, işbirliği içinde olduğumuz kurum/kuruluşların çalışanları, hissedarları ve yetkilileri ve üçüncü kişiler başta olmak üzere kişisel verileri Üniversitemiz tarafından işlenen kişileri bilgilendirilerek şeffaflığı sağlamak amaçlanmaktadır.
- Kapsam:
Bu politika; öğrencilerimizin, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, Üniversite yetkililerinin, ziyaretçilerimizin, işbirliği içinde olduğumuz kamu kurumları ve şirketlerin çalışanları, hissedarları ve yetkililerinin ve üçüncü kişilerin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir.
- Tanımlar
- Açık Rıza Belirli bir konuya ilişkin bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
- Anonim Hale Getirme Kişisel verinin, kimliği belli veya belirlenebilir biri ile ilişkilendirilebilme niteliğini kaybedecek ve bu durumun geri alınamayacağı şekilde değiştirilmesidir. Örnek: Maskeleme, toplulaştırma, veri bozma vb. tekniklerle kişisel verinin bir gerçek kişi ile ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
- Çalışan: Üniversite ile arasında yapılmış olan iş akdi gereğince Üniversitede çalışmakta olan kişiler
- Çalışan Adayı :Üniversite ya herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini Üniversitenin incelemesine açmış olan gerçek kişiler
- Gerçek Kişiler Ve Özel Hukuk Tüzel Kişileri: Gerçek kişiler Türk Medeni Kanununa göre sağ ve tam doğmuş ve şu anda yaşayan kişilerdir.Özel Hukuk Tüzel kişileri Türk Ticaret Kanununda tanımlanmış bulunan Ticaret Şirketleri ile Türk Medeni kanununda tanımlanmış bulunan dernek ve vakıfları ifade eder.
- Herkese Açık: Herhangi bir özellik teşkil etmeyen,herkesin yani tüm insanların içinde olduğu kişi grubunu ifade eder.
- İş Ortağı: Veri sorumlusunun ticari faaliyetleri yürüttüğü,ticari ilişki içerisinde bulunduğu taraflardır.
- İşbirliği İçerisinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları, Hissedarları ve Yetkilileri: Üniversitenin her türlü iş ilişkisi içerisinde bulunduğu kurumlarda (iş ortağı, tedarikçi gibi, ancak bunlarla sınırlı olmaksızın) çalışan, bu kurumların hissedarları ve yetkilileri dahil olmak üzere, gerçek kişiler
- İştirakler ve bağlı ortaklıklar: İştirak,Veri sorumlusunun başka bir şirketin sermayesinde ortaklığı söz konusu olması durumunda, sermayelerinde payları oldukları şirketlere denir. Üniversite ortak olduğu şirketin %50’den fazla oy hakkına sahip ise ortak olunan şirket ile arasındaki ilişki bir bağlı ortaklık oluşturmakta eğer çoğunluk şirkette değil ise basit anlamda iştirak ilişkisi söz konusu olmaktadır.
- Katılımcı : Üniversite tarafından fiziki veya online olarak düzenlenen herhangi bir seminer, konferans, etkinlik, atölye kurs veya eğitimlere katılan kişi
- Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
- Kişisel Veri Sahibi Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. Örneğin; Müşteriler ve çalışanlar.
- Kişisel Veri Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. Tüzel kişilere ilişkin bilgilerin işlenmesi kanun kapsamında değildir. Örneğin; ad-soyadı, TC, e-posta, adres, doğum tarihi, kredi kartı numarası vb.
- Müşteri Üniversite ile herhangi bir sözleşmesel ilişkisi olup olmadığına bakılmaksızın Üniversitenin sunmuş olduğu ürün ve hizmetleri kullanan veya kullanmış olan gerçek kişiler
- Özel Nitelikli Kişisel Veri : Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler özel nitelikli verilerdir.
- Rektör : Erzurum Atatürk Üniversitesi Rektörü
- Stajyer: Üniversiteye herhangi bir yolla staj başvurusunda bulunmuş mesleğe yönelik teorik bilgisini işyerinde pratiğe dökme amacı taşıyan gerçek kişiler
- Tedarikçi: Veri sorumlusunun ticari faaliyetleri kapsamında hizmet alımına yönelik hizmet sözleşmesine ve/veya vekalet sözleşmesine dayanarak Veri sorumlusu ile iş ilişkisi içinde olan taraflardır.
- Üçüncü Kişi Üniversitenin yukarıda bahsi geçen taraflarla arasındaki ticari işlem güvenliğini sağlamak veya bahsi geçen kişilerin haklarını korumak ve menfaat temin etmek üzere bu kişilerle ilişkili olan üçüncü taraf gerçek kişiler (Örn. Aile Bireyleri ve yakınlar)
- Üniversite Erzurum Atatürk Üniversitesi’ni temsil eder.
- Veri İşleyen Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişidir. Örneğin, Üniversitenin verilerini tutan firma veya şirketler vb.
- Veri Sorumlusu Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri (veri kayıt sistemi) yöneten, veri sahibinin talebi / başvurusu neticesinde kişisel bilgileri ile ilgili veri sahibine gerekli bilgiyi sağlayan ve yönlendirmeleri yapan kişi veri sorumlusudur.
- Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları: Veri sorumlusundan bilgi ve belge talep etmeye ilgili mevzuatlarıyla yetkilendirilmiş bulunan ve ayrıca Veri Sorumlusunun yasal yükümlülüklerini yerine getirmesi için aktarım yapması gerekli kamu kurum ve kuruluşlarıdır.
- Ziyaretçi Üniversitenin sahip olduğu fiziksel yerleşkelere çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet sitelerimizi ziyaret eden gerçek kişiler
- Kısaltmalar
- KVKK : 6698 sayılı Kanun 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete ’de yayımlanan, 24 Mart 2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
- Anayasa : 9 Kasım 1982 tarihli ve 17863 sayılı Resmi Gazete ‘de yayımlanan; 7 Kasım 1982 tarihli ve 2709 sayılı Türkiye Cumhuriyeti Anayasası.
- KVK Kurulu Kişisel Verileri Koruma Kurulu
- KVK Kurumu Kişisel Verileri Koruma Kurumu
- Politika Üniversite Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası
- TBK 4 Şubat 2011 tarihli ve 27836 sayılı Resmi Gazete ‘de yayımlanan; 11 Ocak 2011 tarihli ve 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu.
- TCK 12 Ekim 2004 tarihli ve 25611 sayılı Resmi Gazete ‘de yayımlanan; 26 Eylül 2004 tarihli ve 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu.
- TTK 14 Şubat 2011 tarihli ve 27846 sayılı Resmi Gazete ‘de yayımlanan;13 Ocak 2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
- Kişisel Verilerin Korunması Organizasyonu
Üniversitemiz, aşağıdaki tabloda belirtilen Kişisel Verilerin Korunması Organizasyonu dahilinde KVKK ve ilgili mevzuatına uyumluluk sürecini yönetir.
- Rektörlük
Kurul üyeleri, Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik’ in 11 inci maddesinin 1 inci fıkrası uyarınca birisi irtibat kişisi olmak üzere Rektör tarafından görevlendirilir. ,
Rektör ayrıca KVK Kurulu’nun, Alt ve Üst Kurul’da görev yapacak asil ve yedek üyeleri atamak ve Üst Kurul içinden bir kişiyi KVK Kurulu Başkanı olarak seçmek ile yetkili ve görevlidir.
- Kişisel Verileri Koruma Komisyonu
Komisyon, KVK Düzenlemeleri kapsamındaki yükümlülüklerini yerine getirmek, Politikaların uygulanmasını sağlamak ve denetlemek, bunların işleyişine yönelik önerilerde bulunmak üzere Üniversitenin Rektörü tarafından atanır. Komisyon; Üniversite KVK mevzuatı kapsamında denetim, uyumluluk ve sürdürülebilir etkinliği sağlamakla görevlidir.
Komisyon Alt ve Üst Kurul olmak üzere iki grup halinde görev yapar. KVK Komisyonun atama, görev, yetki ve çalışma usul ve esasları “Atatürk Üniversitesi Kişisel Verileri Koruma Kurulu Çalışma Yönergesi” ile belirlenir.
- İrtibat Kişisi
Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik’in 11 inci maddesinin 4 üncü fıkrasına göre; kamu kurum ve kuruluşlarında irtibat kişisi, üst düzey yönetici tarafından Kurum ile iletişimi sağlamak amacıyla belirlenerek Sicile kaydı yapılan daire başkanı veya üstü yöneticidir.
İrtibat Kişisi, Üniversite içinde yetkili personel atama prosedürüne uygun olarak Rektör tarafından atanır.
- Veri Kategorileri: Üniversite aşağıdaki veri kategorilerine ilişkin verileri kaydedebilir, işleyebilir veya aktarabilir.
- Kimlik (ad soyad, anne – baba adı, doğum tarihi, doğum yeri, medeni hali tc kimlik no gibi)
- İletişim (adres no, e-posta adresi, iletişim adresi, telefon no gibi)
- Özlük (bordro bilgileri, disiplin soruşturması, işe giriş-çıkış belgesi kayıtları, mal bildirimi bilgileri, özgeçmiş bilgileri, performans değerlendirme raporları gibi)
- Hukuki İşlem (adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, dava dosyasındaki bilgiler gibi)
- Müşteri İşlem (fiş, fatura bilgileri)
- Fiziksel Mekân Güvenliği (çalışan ve ziyaretçilerin giriş çıkış kayıt bilgileri, kamera kayıtları gibi)
- İşlem Güvenliği (IP adresi bilgileri, internet sitesi giriş çıkış bilgileri, şifre ve parola bilgileri gibi)
- Risk Yönetimi (ticari, teknik, idari risklerin yönetilmesi için işlenen bilgiler gibi)
- Finans (IBAN bilgisi, alınan ücret)
- Mesleki Deneyim (diploma bilgileri, gidilen kurslar, meslek içi eğitim bilgileri, sertifikalar, transkript bilgileri gibi)
- Görsel ve İşitsel Kayıtlar (Etkinlik/seminer/konferans kayıtları, görsel ve işitsel kayıtlar gibi)
- Sendika Üyeliği (sendika üyeliği bilgileri gibi)
- Sağlık Bilgileri (engel durumuna ilişkin bilgiler, kan grubu bilgisi, kişisel sağlık bilgileri, kullanılan cihaz ve protez bilgileri, heyet raporunda yer alan sağlık verileriniz, pandemi, salgın hastalık ve tehlikeli durumlarda teşhis bilgileri, sempton belirlemek için yapılan ölçüm ve tetkikler, muayene bilgileri)
- Ceza Mahkûmiyeti Ve Güvenlik Tedbirleri (Adli sicil kaydı, ceza mahkûmiyetine ilişkin bilgiler, güvenlik tedbirlerine ilişkin bilgiler gibi)
- Kişisel Veri İşlenmesinin Hukuki Sebepleri: Kişisel verilerin işlenmesinin hukuki sebepleri KVKK 5.maddesinde düzenlenmiştir.
- Kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenemez.
- Aşağıdaki şartlardan birinin varlığı hâlinde, ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın kişisel verilerinin işlenmesi mümkündür:
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
- Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
- Bir Sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla,sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
- İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması
- Özel Nitelikli Kişisel Veri İşlenmesinin Hukuki Sebepleri: Kişisel verilerin işlenmesinin hukuki sebepleri KVKK 6.maddesinde düzenlenmiştir.
- Özel nitelikli kişisel verilerin, ilgilinin açık rızası olmaksızın işlenmesi yasaktır.
- Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hâllerde ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından ilgilinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir.
- Kişisel Veri İşlemenin ve Saklamanın Hukuki Sebepleri, Amaçları ve Kategorileri
| Verisi İşlenen İlgili Kişi | İşlenilen Veri Kategorisi | Veri İşleme Amaçları | Veri İşlemenin Hukuki Sebebi |
| Çalışan Çalışan Adayı Stajyer Öğrenci Tedarikçi Çalışan Tedarikçi Yetkilisi Sınav Adayları Veli/Vasi/Temsilci Ziyaretçi | Kimlik (ad soyad, anne – baba adı, doğum tarihi, doğum yeri, medeni hali,nüfus cüzdanı seri sıra no, tc kimlik no gibi) | İş Sözleşmesinin Kurulabilmesi, Ifası Ve Yan Haklar Ile Menfaatlerin Sunulabilmesi, Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi | Kanunlarda öngörülmesi, Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması hukuki sebebine dayanarak işlenmektedir. |
| Çalışan Çalışan Adayı Stajyer Öğrenci Tedarikçi Çalışan Tedarikçi Yetkilisi Sınav Adayları Veli/Vasi/Temsilci Ziyaretçi | İletişim (e-posta adresi, iletişim adresi, telefon no) | Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, İş Sözleşmesinin Kurulabilmesi, Ifası Ve Yan Haklar Ile Menfaatlerin Sunulabilmesi, Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi | Kanunlarda öngörülmesi,Bir sözleşmenin kurulabilmesi, ifası için veri işlemenin zorunlu olması hukuki sebebine dayanarak işlenmektedir. |
| Çalışan | Lokasyon (bulunduğu yerin konum bilgileri) | Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, İş Sözleşmesinin Kurulabilmesi, Ifası Ve Yan Haklar Ile Menfaatlerin Sunulabilmesi, Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi | İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebebine dayanarak işlenmektedir. |
| Çalışan Tedarikçi Çalışanı | Özlük (bordro bilgileri, disiplin soruşturması, işe giriş-çıkış belgesi kayıtları, özgeçmiş bilgileri, performans değerlendirme raporları gibi) | Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi, Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi, Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi, | Kanunlarda öngörülmesi ve İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebebine dayanarak işlenmektedir. |
| Çalışan Öğrenci Tedarikçi Çalışanı | Hukuki İşlem (adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, dava dosyasındaki bilgiler gibi) | Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi, İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi | Kanunlarda öngörülmesi ve İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebebine dayanarak işlenmektedir. |
| Çalışan Çalışan Adayı Öğrenci Stajyer Sınav Adayı Tedarikçi Çalışan Tedarikçi Yetkilisi Ziyaretçi Veli/Vasi/Temsilci | Fiziksel Mekân Güvenliği (çalışan ve ziyaretçilerin giriş çıkış kayıt bilgileri, kamera kayıtları gibi) | Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini, Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi | İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebebine dayanarak işlenmektedir. |
| Çalışan Stajyer Öğrenci Tedarikçi Çalışan Tedarikçi Yetkilisi Sınav Adayları Ziyaretçi | İşlem Güvenliği (IP adresi bilgileri, internet sitesi giriş çıkış bilgileri, şifre ve parola bilgileri internet sitesi giriş çıkış bilgileri, log kayıtları, çerez kayıtlar gibi) | Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi, Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, | Kanunlarda öngörülmesi, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebebine dayanarak işlenmektedir. |
| Çalışan | Risk Yönetimi (ticari, teknik, idari risklerin yönetilmesi için işlenen bilgiler gibi) | Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi | İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebebine dayanarak işlenmektedir. |
| Çalışan Stajyer Kısmi Zamanlı Öğrenci Öğrenci Tedarikçi Çalışanı | Finans (Alınan ücret bilgisi, IBAN bilgileri) | Çalışan Memnuniyeti Ve Bağlılığı Süreçlerinin Yürütülmesi, Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi, Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi | Kanunlarda öngörülmesi, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebebine dayanarak işlenmektedir |
| Çalışan Çalışan Adayı Stajyer Tedarikçi Çalışanı | Mesleki Deneyim (diploma bilgileri, gidilen kurslar, meslek içi eğitim bilgileri, sertifikalar, transkript bilgileri gibi) | Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme Ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi, Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi | İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebebine dayanarak işlenmektedir. |
| Çalışan Çalışan Adayı Stajyer | Görsel ve İşitsel Kayıtlar (görsel ve işitsel kayıtlar gibi) | Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi, | İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebebine dayanarak işlenmektedir. |
| Çalışan Çalışan Adayı Tedarikçi Çalışanı Öğrenci Veli / Vasi | Sağlık Bilgileri (engellilik durumuna ait bilgiler, kan grubu bilgisi, kişisel sağlık bilgileri, kullanılan cihaz ve protez bilgileri, pandemi salgın hastalık ve tehlikeli bulaşıcı hastalık durumlarında sempton belirlemek için yapılan ölçüm ve tetkikler, test sonuçları) | Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi,Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi | Üniversite hekimi tarafından; Kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, ilgilinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir. Diğer personel tarafından, açık rıza hukuki sebebine dayanılarak işlenmektedir. |
| Çalışan Çalışan Adayı Sınav Adayı | Ceza Mahkûmiyeti Ve Güvenlik Tedbirleri (ceza mahkûmiyetine ilişkin bilgiler, güvenlik tedbirlerine ilişkin bilgiler gibi) | Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi, | Açık rıza hukuki sebebine dayanılarak işlenmektedir. |
- Kişisel Veri Aktarım Alıcı Grupları Üniversite aşağıdaki Kişisel Veri Aktarı Alıcı gruplarına kişisel verileri aktarabilir.
| Alıcı Grubu | Aktarılan Veriler | Aktarımın Amacı ve Hukuki Sebebi |
| Yetkili Kamu Kurum Ve Kuruluşları | Talep edilebilecek her türlü kişisel veri | Veri sorumlusunun meşru menfaati, kanunlarda açıkça öngörülmesi hukuki sebeplerine dayanarak ilgili mevzuattan doğan bilgi ve belge paylaşımına ilişkin yükümlülüklerini ve ayrıca diğer hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla aktarım yapabilmektedir. |
| Tedarikçiler | Kimlik, İletişim, Fiziksel Mekan Güvenliği, Görsel ve İşitsel Kayıtlar, İşlem Güvenliği, Finans (IBAN numaraları) | Faaliyetlerimize ilişkin olarak gerekli dış hizmetlerin alınmasına yönelik yaptığımız sözleşmelerin ifası, siparişle ilgili talepleriniz ile işlemlerin yerine getirilebilmesi ve gerekli işlemlerin yerine getirilmesi amaçlarıyla; veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması hukuki sebeplerine dayalı olarak iş ilişkisi içinde olduğumuz, hizmet aldığımız ‘Tedarikçilerimize aktarım yapılmaktadır. |
| Herkese Açık | Kimlik, İletişim, Mesleki Deneyim | Üniversitemiz bünyesinde yapılan etkinlik/konferans/seminerlerin yürütülmesi, bilimsel faaliyetlerin planlanması, akademik kadronun potansiyel öğrencilerle paylaşılabilmesi amaçlarıyla; açık rıza, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması hukuki sebeplerine dayalı olarak Herkese Açık paylaşım yapılmaktadır.. |
ı
- Kişisel Veri Saklama Süreleri : Kişisel verileri saklama süreleri Kişisel veri Saklama ve İmha politikasında ayrıntılı olarak düzenlenmiştir.
- Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi :
- Kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde bu veriler, resen veya ilgili kişinin talebi üzerine veri sorumlusu tarafından silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
- Veri sorumlusu, kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.
- Bu hususlara ilişkin yapılması gereken işlemler Kişisel veri saklama ve imha politikasında ayrıntılı olarak açıklanmıştır.
- Kişisel Verilerin Aktarılması Kanunda belirtilen genel ilkeler çerçevesinde işlenmek üzere elde edilen kişisel veriler, ilgili kişinin açık rızası alınmak suretiyle üçüncü kişilere aktarılabilir.
- Yurt içi aktarım: Kişisel veri ve özel nitelikteki kişisel verilerin yurt içinde aktarımına ilişkin ayrıntılar Kişisel Verilerin Aktarılması prosedüründe düzenlenmiştir.
- Yurt dışı aktarım : İlgili kişinin açık rızasının bulunması şartıyla Kanunda belirtilen hallerin varlığı halinde Yeterli korumanın bulunduğu ülkelere kişisel veri aktarımı yapılabilir. Yeterli korumanın bulunmadığı ülkelere veri aktarımı ise Kanunda belirtilen hallerin varlığı, açık rızanın olmasına ek olarak yeterli korumanın yazılı olarak taahhüt edilmesi ve Kurulun izninin bulunması durumlarında gerçekleştirilebilir. Konuya ilişkin ayrıntılar Kişisel Verilerin Aktarılması Prosedürü’nde düzenlenmiştir.
- Kişisel Verilerin İşlenmesinde Genel (Temel) İlkeler: Kişisel veriler Kişisel verilerin işlenmesi prosedüründe ayrıntılı olarak belirtildiği şekilde aşağıdaki temel ilkelere uygun olarak işlenecektir. Bu temel ilkeler Kişisel Verilerin Korunması Kanunu 4.maddesinde düzenlenmiştir.
- Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma,
Hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olma, kişisel verilerin işlenmesinde kanunlarla ve diğer hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkelere uygun hareket edilmesi zorunluluğunu ifade etmektedir. Dürüstlük kuralı, kişilerin haklarını kullanırken güven kurallarına uygun ve makul bir kimseden beklenen şekilde davranılmasını ifade eder.
- Doğru ve gerektiğinde güncel olma,
Kişisel verilerinizin doğru ve güncel bir şekilde tutulması kişilerin temel hak ve özgürlüklerinin korunması açısından gereklidir.Bu ilke, ilgili kişinin haklarını koruduğu gibi, veri sorumlusunun da menfaatlerine yöneliktir.
- Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme,
Bu ilke, veri sorumlularının veri işleme amacını açık ve kesin olarak belirlemesini ve bu amacın meşru olmasını zorunlu kılmaktadır. Amacın meşru olması, işlenen verilerin, yapılan iş veya sunulan hizmetle bağlantılı ve bunlar için gerekli olması anlamına gelmektedir.
- İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,
İşlenen verilerin belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli olması, amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınılmasını gerektirmektedir. Yine, sonradan ortaya çıkması muhtemel ihtiyaçların karşılanmasına yönelik olarak veri işlenmesi yoluna gidilmemelidir. Ölçülülük ilkesi, veri işleme ile gerçekleştirilmesi istenen amaç arasında makul bir dengenin kurulması anlamına gelmektedir.
- İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.
Kişisel verilerin “amaçla sınırlılık ilkesi” nin bir gereği olarak işlendikleri amaç için gerekli olan süreye uygun olarak muhafaza edilmesi gerekir. Veri sorumlusunun Hukuki yükümlülükleri gereği tabi olduğu mevzuat kapsamında öngörülen sürelerin, hem de kendi belirledikleri saklama sürelerinin aşılması durumunda, kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi gerekir.
- Açık Rıza : Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızadır. Açık rıza alma prosedüründe ayrıntılı olarak belirtildiği üzere Açık rıza’nın Belirli bir konuya ilişkin olması, Rızanın bilgilendirmeye dayanması ve Özgür iradeyle açıklanması gereklidir.
- Aydınlatma yükümlülüğü : Kişisel verilerin elde edilmesi sırasında Üniversite tarafından ilgili kişilerin bilgilendirilir. Aydınlatma Prosedüründe ayrıntılı olarak düzenlendiği üzere bu bilgilendirme asgari olarak aşağıdaki konuları içermektedir.
- Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,
- Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
- Kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
- Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,
- İlgili kişinin Kanunun 11 inci maddesinde sayılan diğer hakları.
- İlgili kişinin hak arama yöntemleri: İlgili kişilerin, Üniversiteye başvurarak; kendileriyle ilgili kişisel verilerin işlenip işlenmediğini öğrenmek, işlenmişse bunları talep etmek, verinin muhtevasının eksik veya yanlış olması halinde bunların düzeltilmesini, hukuka aykırı olması halinde ise silinmesini, yok edilmesini ve buna göre yapılacak işlemlerin verilerin açıklandığı üçüncü kişilere bildirilmesini ve verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zararlarının giderilmesini talep etme hakları bulunmaktadır. İlgili kişi ayrıntıları İlgili Kişinin Hak Arama Prosedürü’nde belirtildiği üzere başvuru ve şikayet haklarını kullanabilir.
- Başvuru : İlgili kişilerin, sahip oldukları hakları kullanabilmeleri için öncelikle veri sorumlusuna başvurmaları zorunludur. Bu yol tüketilmeden Kurula şikâyet yoluna gidilemez.
- Şikayet : İlgili kişinin şikayet yoluna başvurulabilmesi için Üniversite ye başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya 30 gün içinde başvuruya cevap verilmemiş olması gereklidir. İlgili kişilerin Üniversite’ye başvurmadan doğrudan Kurula şikayet yoluna gitmesi mümkün değildir.
- Kurul Kararlarının Yerine Getirilmesi Yükümlülüğü : Kurul, şikâyet üzerine veya ihlal iddiasını öğrenmesi durumunda resen görev alanına giren konularda yapacağı inceleme sonucunda bir ihlalin varlığını tespit ederse, hukuka aykırılıkların Üniversite tarafından giderilmesine karar vererek, kararı ilgililere tebliğ eder. Kurul Kararlarının Yerine Getirilmesi prosedüründe ayrıntılı olarak belirtildiği üzere Üniversite, bu kararı, tebliğ tarihinden itibaren gecikmeksizin ve en geç otuz gün içinde yerine getirir.
- Veri Sorumluları Sicili (VERBİS) kayıt yükümlülüğü: Üniversite , Veri sorumlularının kayıt olmak zorunda oldukları ve veri işleme faaliyetleri ile ilgili bilgileri beyan ettikleri kayıt sistemine Veri Sorumluları Sicili (VERBİS) kayıt prosedüründe belirtildiği şekilde kayıt olur ve bu kayıtları günceller.
- Kişisel Veri İhlali : İşlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, Üniversite bu durumu en kısa sürede Kişisel Veri İhlali Prosedüründe belirtildiği şekilde ilgilisine ve Kurula bildirir. Kurul, gerekmesi hâlinde bu durumu, kendi internet sitesinde ya da uygun göreceği başka bir yöntemle ilan edebilir.
Veri Sorumlusu Unvan: Atatürk Üniversitesi
Detsis no :
E-posta adresi :
Kayıtlı Elektronik Posta Adresi:
Fiziki Posta adresi :