Dijital Arşiv
DİJİTAL ARŞİV PROJESİ
Başkanlığımıza ait arşiv ve arşivlik malzemesinin dosyaların standart dosya planına uygun olarak düzenlenmesi (tasnif, niteleme, veri girişi, mükerrer dosyaların tespiti, etiketlenmesi ve adres bilgilerinin otomasyona aktarılması), belgelerin ise; fiziki temizliğinin yapılması, fazla nüsha, işlem görmemiş ve elektronik ortama aktarılmasına lüzum görülmeyen malzemenin tespiti ve ayrıştırılması, taranarak elektronik ortama aktarma işlemi, indeks bilgilerinin elektronik ortamda tanımlanması, TCKN bilgisinin NVİ entegrasyonu ile teyit edilmesi ve güncellenmesi, mevcut öğrenci bilgi sistemiyle arşiv veri tabanının entegrasyonun yapılması çalışmaları 2016 yılında yapılan bir proje ile hayata geçirilmiştir.
Bu projeyle, 1957 yılından itibaren öğrenci alınan Üniversitemizden mezun olan, kaydı silinen ve yatay geçiş ile ayrılan veya formasyon belgesi alan tüm öğrencilerin merkez kampüs ve ilçe kampüsleri ile daha önce Üniversitemize bağlı birimler (Ağrı, Bayburt, Erzincan, Gümüşhane, Kars) olmak üzere çeşitli birimlerde fiziki ortamda bulunan yaklaşık 265.000 dosyadaki belgelerin tasnif ve ayrıştırma işlemleri eş zamanlı olarak yapılarak, dijital ortama aktarılması sağlanmış, OCR teknolojisi ile sayısallaştırılması ve bilgisayar ortamında muhafazası temin edilmek üzere dijital ortama aktarılmış ve Öğrenci Bilgi Sisteminde erişim kolaylığı sunulmuştur. Aynı zamanda bu dosyalar Başkanlığımız bünyesinde oluşturulan kompakt (yoğun) arşiv sisteminde muhafaza edilmiştir.
Bu çalışma ile Üniversitemizden mezun, kaydı silinen ve yatay geçiş ile ayrılan veya formasyon belgesi alan öğrencilerin bilgi ve belge teyit işlemlerinden, mezun öğrencilerin bilgilerinin YÖKSİS’e aktarılmasına kadar birçok iş ve işlem güvenli bir ortamda, hızlı bir şekilde gerçekleştirilmiş, zaman ve iş gücü tasarrufu sağlanmıştır.
https://atauni.edu.tr/ataturk-universitesi-ogrenci-arsiv-dosyalari-dijital-ortamda
https://www.milliyet.com.tr/yerel-haberler/erzurum/ataturk-universitesi-ogrenci-arsiv-dosyalari-dijital-ortamda-11501437
https://www.erkhaber.com/ataturk-universitesi-ogrenci-arsiv-dosyalari-dijital-ortamda_2979.html
