İŞ TANIMI

YAPILMASI GEREKENLER

DÖNEM

TARİH 

Veri Gönderim    İşlemleri

• YÖKSİS veri gönderim işlemleri (statü, askerlik, trankript …vb)

Bilgilendirme    Toplantısı

• Daire Başkanlığı personeli
• Önlisans & Lisans ile Lisansüstü birim personelleri

Birim &    Bölüm & Program Açma Öğrenci Alma İşlemleri

• Birimlerden taleplerin alınması, incelenmesi. Senato’da görüşülmesi
• Senato Kararının YÖK’e gönderilmesi
• ABAYS sürecinin takip edilmesi

Güz

Kasım

Aralık

Akademik Takvim    İşlemleri

• Akademik Takvim Taslağının hazırlanması, birim görüşlerinin alınması
•  Senatoda görüşülmesi

Ders Kayıt 

İşlemleri

• Birimlere ders kayıtları ile ilgili bilgilendirme yazısının gönderilmesi,
• Web sayfasında ders kaydı bilgi rehberinin güncellenmesi,
• Borçlandırma işlemlerinin yapılması ( II.Ö, uzatan, %10’ giren öğrenciler)
• OBS Akademik takvimin güncellenmesi (Öğrenci ders kayıt & danışman ders onay & ders ekle bırak & mazaretli ders kayıt tarihlerinin OBS’ye girilmesi)
• SMS Gönderimi (Öğrencilere ve danışmanlara ders kayıtlarının/onaylarının başlama bitiş tarihleri, ders ekle çıkar tarihleri,

Mezuniyet 

İşlemleri

• Malzeme ihtiyacının belirlenerek tedarik süreçlerinin tamamlanması
• Mezuniyet süreciyle ilgili personel planlamasının yapılması
• Öğrenci Bilgi Sisteminde gerekmesi halinde güncelleme yapılması
• OBS’de mezuniyet ve diploma teslim süreçleri ile ilgili çalışmaların yapılması

YKS 

İşlemleri

• Kontenjan belirlenmesi ve Senato onayından geçirilmesi
• Verilerin YÖKSİS’e kaydedilmesi
• OBS’de kayıt süreçleri ile ilgili çalışmaların yapılması
• Kayıt bilgi rehberinin güncellenmesi
• Kayıt süreci için organizasyon planlaması yapılması (personel görevlendirilmesi, tanıtım broşürleri, yönlendirme afişleri, stant kurulumları, ikramlık malzeme temini, ilgili kurum kuruşlarla yazışmalar .gibi)

Özel Yetenek    Sınavı İşlemleri

• Birimlerden kayıt kılavuzunun istenilmesi
• Klavuzların birleştirilerek Senato onayına sunulması,
• Kılavuzun web sayfasında ilan edilmesi
• Bilgi rehberinin güncellenmesi
• OBS’de başvuru ve kayıt süreçleri ile ilgili çalışmaların yapılması
• Yerleşme hakkı kazanan adayların kayıt işlemlerinin tamamlanması

YÖS İşlemleri

• Kontenjanların belirlenmesi ve Senato onayından geçirilmesi
• YÖKSİS’e kaydedilmesi
• OBS’de başvuru ve kayıt süreçleri ile ilgili çalışmaların yapılması

Yatay Geçiş    İşlemleri

• Kontenjanların belirlenmesi ve Senato onayından geçirilmesi
• YÖKSİS’e kaydedilmesi
• Web sayfasında yatay geçiş bilgi rehberinin güncellenmesi
• OBS’de başvuru ve kayıt süreçleri ile ilgili çalışmaların yapılması
• Yatay geçiş gelen/giden öğrencilerin dosyalarının gönderilmesi/istenilmesi yazışmalarının yapılması
• Kurum içi yatay geçişler için bilgilendirme yazısının gönderilmesi

Özel Öğrenci    İşlemleri

• Web sayfasında Özel Öğrenci bilgi rehberinin güncellenmesi
• OBS’de başvuru ve kayıt süreçleri ile ilgili çalışmaların yapılması
• Özel öğrenci gelen/giden öğrencilerin yazışmalarının yapılması

Lisansüstü    Öğrenci Alım İşlemleri

• Kontenjanların ve ön şartların belirlenmesi,
• Rektörlük Makamından onay alınması,
• Web sayfasında yatay geçiş bilgi rehberinin güncellenmesi
• OBS’de başvuru ve kayıt süreçleri ile ilgili çalışmaların yapılması

• Bahar

Yaz Okulu    İşlemleri

• Yaz okulu bilgi rehberinin güncellenmesi
• OBS’de başvuru ve kayıt süreçleri ile ilgili çalışmaların yapılması
• Yaz okuluna yönelik borçlandırma yapılması
• Dönem sonunda misafir öğrenci notlarını ilgili kurumlarla paylaşılması

Mali İşlemler

• Malzeme ihtiyaçlarının planlanması
• Gerekli satın alma işlemlerinin gerçekleştirilmesi
• Hesapların kapatılması

Güz

Kasım

Aralık

Rutin İşlemler 

• Harç iade işlemleri
• Öğrenci disiplin işlemlerine yönelik çalışmalar
• Mevzuat (Yönetmelik, Yönerge, Uygulama Esasları) değişiklikleri
• Müfredat değişiklikleri
• Askerlik tecil / tehir işlemleri
• Katkı payı raporlama çalışmaları (YÖKSİS, Strateji Gel.D.Bşk.)