ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI 

GÖREV TANIMLARI

Birim

Yaptığı İş ve İşlemler

Öğrenci Destek

Birimleri

Üniversite kayıt işlemleri

Mezuniyet belgesi teslim işlemleri

Fiziki ortamda belge (Transkript, öğrenci, askerlik …gb.) verme işlemleri

Kayıt silme onay işlemleri,

Yatay geçiş onay işlemleri

Arşiv

 Elektronik ve fiziki arşiv işlemleri

Uluslararası Öğrenci

 Ofisi

Yabancı uyruklu öğrencilerin;

• Kayıt,
• Mezuniyet,
• Belge işlemleri
• Kayıt silme,
• Ayrılanların (Mezun, kayıt sildiren ..vb) İGİ ve YTB’ye bildirilmesi,
• diploma teyit

işlemleri,

Diploma Baskı ve Mezuniyet İşlemleri Ofisi

Mezuniyet belgelerinin (Diploma, Transkript ve Diploma eki ..vb)  baskı ve dağıtım (posta, ofis) işlemleri

Diploma tescil işlemleri

Harçlar Ofisi

Öğrenci katkı payı / öğrenim ücret işlemleri

Katkı payı raporlama çalışmaları (YÖKSİS Maliye Bakanlığı Raporu, Strateji Gel.D.Bşk.)

Bilgi İşlem

Ofisi

Destek sistemi talep işlemleri

Eski mezun / pedagojik formasyon onay işlemleri

Birim personelleri bilgilendirme işlemleri

Sicil Disiplin ve Askerlik Ofisi

Disiplin (araştırma, inceleme ve soruşturma) işlemleri

Hükümlü / tutuklu öğrenci işlemleri

Bilgi edinme başvuru işlemleri

Askerlik işlemleri,

Savcılık ve Emniyet yazışmaları,

Uygulama izin yazışmaları,

Kayıt Kabul

Ofisi

Özel öğrenci yazışmaları,

Misafir öğrenci yazışmaları,

Yaz okulu notları yazışmaları,

ÖBS üzerinde fotoğraf onayları,

Yatay geçiş dosya istem işlemleri

Yatay geçiş & özel öğrenci yazışmaları

Personel ve İdari İşler Ofisi

Personel özlük / PBYS işlemleri,

Öğrenci pasaportu işlemleri,

Eski mezunların ve kurumların belge talep işlemleri,

Mali İşler

Ofisi

Satın alma ve tahakkuk işlemleri,

Taşınır Kayıt Kontrol Sistemi işlemleri

Harcama Yönetimi & Mali Yönetim Sistemleri işlemleri

Sosyal Güvenlik Kurumu işlemleri

Belge Yönetim

Ofisi

Evrak akış trafiğinin yönetilmesi işlemleri

YÖK Bursları

Ofisi

YÖK 100/2000 Doktora bursları işlemleri

YÖK lisans bursları işlemleri

YUDAP işlemleri

ÖYP işlemleri

Sekreterlik

Sekretarya işlemleri

ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI 
İŞ SÜREÇLERİ

İŞ TANIMI

YAPILMASI GEREKENLER

DÖNEM

TARİH

Veri Gönderim İşlemleri

• YÖKSİS veri gönderim işlemleri (statü, askerlik, trankript …vb)

Yıl boyunca

Ocak Aralık

Bilgilendirme Toplantısı

• Daire Başkanlığı personeli
• Önlisans & Lisans ile Lisansüstü birim personelleri

Dönem Başlarında

Ekim

Ocak

Birim & Bölüm & Program Açma Öğrenci Alma İşlemleri

• Birimlerden taleplerin alınması, incelenmesi. Senato’da görüşülmesi
• Senato Kararının YÖK’e gönderilmesi
• ABAYS sürecinin takip edilmesi

Güz

Kasım

Aralık

Akademik Takvim İşlemleri

• Akademik Takvim Taslağının hazırlanması, birim görüşlerinin alınması
•  Senatoda görüşülmesi

Güz

Şubat

Ders Kayıt İşlemleri

• Birimlere ders kayıtları ile ilgili bilgilendirme yazısının gönderilmesi,
• Web sayfasında ders kaydı bilgi rehberinin güncellenmesi,
• Borçlandırma işlemlerinin yapılması ( II.Ö, uzatan, %10’ giren öğrenciler)
• OBS Akademik takvimin güncellenmesi (Öğrenci ders kayıt & danışman ders onay & ders ekle bırak & mazeretli ders kayıt tarihlerinin OBS’ye girilmesi)
• SMS Gönderimi (Öğrencilere ve danışmanlara ders kayıtlarının/onaylarının başlama bitiş tarihleri, ders ekle çıkar tarihleri,

Güz

Bahar

Aralık Eylül

Mezuniyet İşlemleri

• Malzeme ihtiyacının belirlenerek tedarik süreçlerinin tamamlanması
• Mezuniyet süreciyle ilgili personel planlamasının yapılması
• Öğrenci Bilgi Sisteminde gerekmesi halinde güncelleme yapılması
• OBS’de mezuniyet ve diploma teslim süreçleri ile ilgili çalışmaların yapılması

Bahar

Nisan

YKS İşlemleri

• Kontenjan belirlenmesi ve Senato onayından geçirilmesi
• Verilerin YÖKSİS’e kaydedilmesi
• OBS’de kayıt süreçleri ile ilgili çalışmaların yapılması
• Kayıt bilgi rehberinin güncellenmesi
• Kayıt süreci için organizasyon planlaması yapılması (personel görevlendirilmesi, tanıtım broşürleri, yönlendirme afişleri, stant kurulumları, ikramlık malzeme temini, ilgili kurum kuruşlarla yazışmalar .gibi)

Güz

Aralık

Özel Yetenek Sınavı İşlemleri

• Birimlerden kayıt kılavuzunun istenilmesi
• Kılavuzların birleştirilerek Senato onayına sunulması,
• Kılavuzun web sayfasında ilan edilmesi
• Bilgi rehberinin güncellenmesi
• OBS’de başvuru ve kayıt süreçleri ile ilgili çalışmaların yapılması
• Yerleşme hakkı kazanan adayların kayıt işlemlerinin tamamlanması

Bahar

Nisan

YÖS İşlemleri

• Kontenjanların belirlenmesi ve Senato onayından geçirilmesi
• YÖKSİS’e kaydedilmesi
• OBS’de başvuru ve kayıt süreçleri ile ilgili çalışmaların yapılması

Güz

Aralık

Yatay Geçiş İşlemleri

• Kontenjanların belirlenmesi ve Senato onayından geçirilmesi
• YÖKSİS’e kaydedilmesi
• Web sayfasında yatay geçiş bilgi rehberinin güncellenmesi
• OBS’de başvuru ve kayıt süreçleri ile ilgili çalışmaların yapılması
• Yatay geçiş gelen/giden öğrencilerin dosyalarının gönderilmesi/istenilmesi yazışmalarının yapılması
• Kurum içi yatay geçişler için bilgilendirme yazısının gönderilmesi

Güz

Bahar

Aralık Haziran

Özel Öğrenci İşlemleri

• Web sayfasında Özel Öğrenci bilgi rehberinin güncellenmesi
• OBS’de başvuru ve kayıt süreçleri ile ilgili çalışmaların yapılması
• Özel öğrenci gelen/giden öğrencilerin yazışmalarının yapılması

Güz

Bahar

Aralık Eylül

Lisansüstü

Öğrenci Alım İşlemleri

• Kontenjanların ve ön şartların belirlenmesi,
• Rektörlük Makamından onay alınması,
• Web sayfasında yatay geçiş bilgi rehberinin güncellenmesi
• OBS’de başvuru ve kayıt süreçleri ile ilgili çalışmaların yapılması

Güz

Bahar

Nisan

Kasım

Yaz Okulu İşlemleri

• Yaz okulu bilgi rehberinin güncellenmesi
• OBS’de başvuru ve kayıt süreçleri ile ilgili çalışmaların yapılması
• Yaz okuluna yönelik borçlandırma yapılması
• Dönem sonunda misafir öğrenci notlarını ilgili kurumlarla paylaşılması

Bahar

Nisan

Mali İşlemler

• Malzeme ihtiyaçlarının planlanması
• Gerekli satın alma işlemlerinin gerçekleştirilmesi
• Hesapların kapatılması

Güz

Kasım

Aralık

Rutin İşlemler

• Harç iade işlemleri
• Öğrenci disiplin işlemlerine yönelik çalışmalar
• Mevzuat (Yönetmelik, Yönerge, Uygulama Esasları) değişiklikleri
• Müfredat değişiklikleri
• Askerlik tecil / tehir işlemleri
• Katkı payı raporlama çalışmaları (YÖKSİS, Strateji Gel.D.Bşk.)

Yıl

Boyunca

Ocak Aralık